Gli eventi: come progettarli e realizzarli

Hai mai sentito parlare di event design? Vuoi sapere di più sugli eventi, come progettarli e realizzarli ?

Fare in modo che i partecipanti ne parlino per mesi? 

Le parole magiche sono strategia e creatività. 

Iniziamo con i termini chiave di un evento: cos’è l’event design?

Il design dell’evento è l’aspetto di un evento. Ossia l’arredamento, la scenografia, la disposizione degli oggetti nella sala, il tema scelto. Tutti questi elementi giocano un ruolo fondamentale nella progettazione.

La figura che se ne occupa è l’event designer.

In cosa l’event design è diverso dallo stile?

Lo stile dell’evento si riferisce a tutti gli aspetti visivi, inclusi elementi come illuminazione, fiori, tovaglie.. 

Nei grandi eventi ci sono gli stilisti degli eventi, queste figure seguono la visione dell’organizzatore dell’evento e fanno del loro meglio per assicurarsi che il loro lavoro sia in linea con lui e con i desideri del cliente.

La principale differenza tra la progettazione dell’evento e lo stile dell’evento è che i progettisti di eventi si concentrano sulla creazione dell’estetica generale mentre lo stilista crea ed “esegue” i dettagli di quella visione. 

Altro elemento fondamentale è il tema dell’evento, ossia la grande idea su cui esso si basa e spesso coinvolge il tono generale, la struttura e gli obiettivi dell’evento.

Ad esempio, se l’organizzatore dell’evento sceglie il tema della natura, è compito dello stilista dell’evento capire quali attività si svolgeranno, quali elementi di arredo serviranno, il cibo, le decorazioni..

Quindi i designer di eventi trascorrono più tempo a inventare il tema generale dell’evento mentre gli stilisti si concentrano sul dare vita al tema, realizzarlo concretamente.

Gli eventi: come progettarli e realizzarli è un tema semplice, ma complesso allo stesso tempo: proviamo a immaginarci quindi:

Come progettare un evento in 3 semplici passaggi

Indipendentemente dal tipo di evento (aziendale, privato, ecc.)

1. Avere gli obiettivi dell’evento concreti e dettagliati, nonché un sistema per misurare il ROI dell’evento.

Questa è la base da cui vengono prese tutte le decisioni sul tema dell’evento. Assicurati che tu e la tua azienda o i vostri clienti abbiate la stessa visione sul perché questo evento sia importante e focalizzatevi sul cosa vorreste ottenere da esso.

Es. Se prendiamo una conferenza come il Marketing Forum di Performer Strategist, questa mira a educare gli esperti di marketing sulle ultime novità, è il più importante evento in Italia sul marketing strategico e gli speaker sono tra i più importanti esperti internazionali sui temi della digital transformation, del neuromarketing, del design e del brand empowerment.

Anche il tema del tuo evento dovrebbe avere una visione chiara: qualcosa che si adatti al marchio, ai tuoi obiettivi e ai gusti del pubblico, tutto allo stesso tempo.

2. Conosci il tuo pubblico.

Il modo migliore per identificare il tuo pubblico di destinazione per un evento è analizzare tutti i dati che potresti avere sui partecipanti di eventi precedenti. Sondaggi, tariffe di vendita dei biglietti e persino condivisioni sui social media possono aiutarti a scoprire indizi sui loro gusti e antipatie. Fai un elenco di elementi che potresti voler remixare in questo nuovo evento.

Se non disponi dei dati sui partecipanti degli eventi passati, puoi sempre provare a:

Analizzare i dati demografici degli eventi della concorrenza

Ricercare dee in altri eventi del settore simili

Inviare un sondaggio sui social media o agli iscritti alla tua newsletter

Raccogli informazioni sui tuoi potenziali partecipanti per ottenere una migliore comprensione dei loro interessi e obiettivi personali. I dati sono i tuoi migliori amici. Osserva numeri e schemi.

3. Scegli un luogo dell’evento che supporti i tuoi obiettivi e soddisfi il tuo pubblico di destinazione.

La sede dell’evento determina la maggior parte dell’aspetto del tuo evento. 

Considera che negli ultimi anni c’è stata anche una crescente domanda di sedi non tradizionali.

Es. se vuoi realizzare un evento di team building potresti fare la classica riunione in una sala conferenze e poi organizzare un’uscita in barca a vela.

Parliamo ora di creatività.

Usa queste idee per trarre ispirazione e stupire i tuoi partecipanti!

1. Mappa del percorso del partecipante

Entra nei panni del tuo pubblico e considera il tuo evento attraverso gli occhi dei partecipanti.

Quando crei una mappa del percorso dei partecipanti, sarai in grado di capire perché i partecipanti dovrebbero voler partecipare al tuo evento, come sarebbero più propensi a scoprirlo e come potresti aumentare la partecipazione.

A volte tutto ciò di cui un potenziale partecipante ha bisogno per fare clic sul pulsante di registrazione è un nuovo concetto di evento.

2. Scelta del punto focale dell’evento

L’attrazione principale costituirà il fulcro di tutte le altre idee. Una volta che hai definito il punto focale, hai svolto più della metà del duro lavoro necessario per realizzare un fantastico evento.

3. Considerare partner e sponsor

Comunica bene con i partner e gli sponsor osservando l’evento dal loro punto di vista e comprendendo quali informazioni sono più rilevanti per loro. Ad esempio, uno sponsor di una conferenza sarà più interessato ai propri striscioni e segnaletica rispetto al ristoratore che hai scelto.

In un prossimo articolo approfonderemo il tema degli stakeholder, qui volevo darti qualche spunto sugli eventi, come progettarli e realizzarli, focalizzandoti sul tema, sulla scelta della location, sulla creatività, sul pubblico, sulle due figure chiave (una nei piccoli eventi) e i loro ruoli.